Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства

Порядок оформления результатов проверки

По результатам проверки должностными лицами органа государственного или муниципального контроля, проводящими проверку, составляется акт по установленной форме в двух экземплярах – ч. 1 ст. 16 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Что надо знать?

Оформление акта проверки В акте проверки указываются:

  • дата, время и место составления акта проверки;
  • наименование органа государственного контроля (надзора) или органа муниципального контроля;
  • дата и номер распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля;
  • фамилии, имена, отчества и должности должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку;
  • наименование проверяемого юридического лица или фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя, присутствовавших при проведении проверки;
  • дата, время, продолжительность и место проведения проверки;
  • сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;
  • сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, присутствовавших при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица, индивидуального предпринимателя указанного журнала;
  • подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.

Частые вопросы

Какие документы должны представить проверяющие?

Перед началом проверки проверяющие обязаны предъявить свои удостоверения, копию приказа или распоряжения, в котором указаны пофамильно все, участвующие в проверке, и подробно расписан сам предмет проверки и сроки проведения – ч. 9 ст. 12 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Взимается ли плата за проведение проверок?

Нет. Плата с юридических лиц, индивидуальных предпринимателей за проведение мероприятий по контролю не взимается – пп. 8 и 9 ст. 3 и ч. 3 ст. 7 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Возможно ли обжаловать действия проверяющих?

Да, такая возможность закреплена законодательно – п. 4 ст. 21, ст. 23 и ч. 1 ст. 24 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».Подобные дела рассматриваются в суде.

Источник



Как оформить результаты самопроверки кадровых документов?

Конюхова Е. В.

Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо. Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация. Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Читайте также:  Итоги Международной акции Читаем детям о войне 2019

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Вид документа Документы соответствуют действующему
законодательству
Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)
укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

Источник

Акты проверок

В любой компании периодически проводятся проверки. Они могут быть как внешними, так и внутренними. Но, вне зависимости от вида проверок, мероприятия предполагают составление актов.

Законодательное обоснование

Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:

  • Внутренние. Такие проверки выполняются представителями самой компании. Нужны они для оперативного устранения нарушений, которые могут повлечь за собой санкции. Форма актов обычно определяется внутренними нормами, принятыми в конкретной компании. К таким документам предъявляется относительно мало требований.
  • Внешние. Такие мероприятия выполняются госорганами: МВД, Роспотребнадзором и так далее. К внешним проверкам предъявляются крайне строгие требования. Они же предъявляются и к документации. Особенности оформления итогов проверки содержатся в статье 16 ФЗ №294 «О защите прав ЮЛ и ИП в рамках госконтроля» от 26 декабря 2008 года. Акт внешней проверки составляется по утвержденной форме. Если правила по составлению будут нарушены, компания сможет оспорить наложенные санкции.

ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие.

Акт о внешних проверках

Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:

  • Дата и место создания документа.
  • Название госоргана, который проводит проверку.
  • Номер приказа или распоряжения, на основании которого проводится мероприятие.
  • ФИО должностных лиц, ответственных за проверку.
  • Наименование проверяемого лица.
  • Дата и время мероприятия.
  • Данные об итогах проверки.
  • Информация об обнаруженных, в ходе мероприятия, нарушениях.
  • Информация об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом.
  • Подписи лиц, которые проводили мероприятие.

Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.

Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.

Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:

  • Название госоргана, проводящего проверку.
  • Дата начала и дата завершения мероприятия.
  • Основание для проведения.
  • Задача и предмет контрольного мероприятия.
  • ФИО должностных лиц, проводящих процедуру.

Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.

К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.

Акт о внутренних проверках

Внутренние проверки подразделяются на множество видов. К примеру, это следующие мероприятия:

  • Аудит.
  • Инвентаризация.
  • Служебная проверка в отношении сотрудника.
  • Проверка по факту несчастного случая на производстве, ЧП.

Нужно учитывать, что при инвентаризации и списании ценностей требуются отдельные формы актов. При всех остальных видах проверочных мероприятий составляется обычный акт проверки.

Акт должен оформляться комиссией. Последняя формируется на основании приказа руководителя компании. В комиссию должны входить ключевые специалисты фирмы. Сама проверка выполняется на основании распоряжения руководителя.

Акт издается на официальном бланке фирмы. В него обязательно нужно вписать название документа, время оформления. Рекомендуется зафиксировать также дату начала и завершения проверки. В документе отражается ФИО участников комиссии, их должности.

К СВЕДЕНИЮ! Акт составляется в рамках служебной проверки. На его сновании сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Источник

Шпаргалка делопроизводителя

Если вы должны провести проверку состояния делопроизводства в организации, мы поможем вам грамотно к ней подготовиться. Если проверять будут вас, то вы будете во всеоружии к приезду гостей.

Порядок действия при проведении проверки делопроизводства:

— Подготовьте и держите на флешке и в распечатанном виде нормативные документы, которыми вы будете руководствоваться при проведении проверки.

— Если работает система электронного документооборота, запросите и посмотрите удаленно базы документов проверяемой организации: «Входящие», «Исходящие», «Документы ДСП» «ОРД». Сделайте выборку, например, 50 документов за квартал. Скопируйте документы с ошибками, посчитайте процент ошибок. Так, вы сэкономите время на месте.

— В первый день проверки запросите нормативные документы по делопроизводству: инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, должностные инструкции работников отдела, положение об отделе. Их наличие — это уже плюс. Затем проверяем соответствие дел номенклатуре — запрашиваем несколько дел, проверяем их оформление.

— Затем проверяем журналы регистрации документов в бумажном и электронном виде. Здесь проверяем правильное заполнение всех граф, заполнение регистрационных карточек, вложение файлов, наличие электронно-цифровой подписи.

— Следующий пункт — оформление документов (приказы, распоряжения, протоколы). Смотрим наличие и правильность заполнения журналов регистрации приказов (распоряжений), наличие реквизитов и правильность их оформления, совпадение номеров в журналах и на бумаге, хранение в делах.

— Далее проверяем контроль за исполнением документов: своевременность отправки, закрытия документов, чем они закрываются (дата и номер ответного письма), установление и расчет сроков исполнения документов. Если нет СЭД, где можно вывести отчет за любой период, сделайте выборку вручную — входящий документ, срок исполнения, чем закрыт, когда списан в дело.

— Последним пунктом проверяем архива: оформление дел, наличие описей к документам, соблюдение условий хранения.

Это минимальный объем ведения делопроизводства, который должен быть в каждой организации. Все виды проверяемых документов вы должны найти в номенклатуре дел.

Старайтесь оказать помощь тому, кого вы проверяете, разъяснить вопросы ведения делопроизводства. Это облегчит вашу работу в дальнейшим, поможет людям избегать ошибок и не тратить на них время. Последним этапом проведения проверки является написание справки или акта.

Источник

Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки

Светлышева Ольга Юрьевна

В российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов.

Вместе с тем, согласно п. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (п. 10) предусматривает регулярное проведение мониторинга для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов. Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.

1. Организация аудита кадровых документов

Аудит кадровых документов может проводиться собственными силами (внутренний аудит) либо с привлечением сторонней организации (внешний аудит).

При выборе формы аудита кадровых документов следует помнить, что с одной стороны при внутреннем аудите работники организации могут не иметь соответствующего уровня подготовки, чтобы выявить все возможные нарушения законодательства. С другой стороны, при внешнем аудите существует риск неправильного оформления обработки персональных данных работников представителями сторонней организации. Кроме того, цена на услуги аудита довольно высока.

2. Порядок проведения аудита кадровых документов

Поскольку порядок проведения аудита кадровых документов законодательно не определен, каждый работодатель может закрепить свой порядок проведения этого мероприятия.

Оптимальным для проведения аудита кадровых документов является следующий алгоритм:

  1. Определить цели и задачи мероприятия
  2. Издать приказ о проведении аудита кадровых документов
  3. Составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке
  4. Подготовить бланки для занесения информации
  5. Проверить наличие обязательных кадровых документов, соответствие их оформления и содержания требованиям законодательства РФ
  6. Оформить отчет по результатам проверки
  7. Принять решение по итогам проведения аудита
  8. Составить план исправления обнаруженных нарушений

С какой целью проводится аудит кадровых документов и какие задачи ставятся перед этим мероприятием?

Основаниями для проведения процедуры аудита могут служить:

  • смена руководства организации;
  • смена работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (увольнение или перевод на другую должность, в другое подразделение, перераспределение обязанностей и т.п.);
  • плановая или внеплановая проверка ГИТ по заявлению работника (увольнение по инициативе работодателя, невыплата заработной платы, премии);
  • приведение кадровой документации в соответствие с изменениями в действующем законодательстве (напр., вступление в силу с 01.07.2018 нового ГОСТ Р 7.0.97 — 2016)
  • регулярная плановая проверка состояния кадровой документации в организации (напр., ежегодная).

Приказ о проведении аудита кадровых документов издается в произвольной форме. В этом распорядительном документе следует сформировать состав комиссии (как правило, это работники, имеющие соответствующую квалификацию: кадровые работники, юрисконсульты, архивариусы, секретари и т.д.) и определить сроки проведения (приложение 1).

На что надо обратить особое внимание при проверке кадровых документов:

  • наличие разных видов документации
  • правила комплектования и хранения кадровых документов
  • сроки хранения
  • соответствие формы документов требованиям оформления документов
  • сопоставление содержания кадровой документации с нормативными требованиями

Аудит кадровых документов может проводится в виде полной или выборочной проверки.

Полная проверка всех видов кадровой документации, как правило, проводится ежегодно по плану проверок.

Перед проведением аудита следует составить перечень кадровых документов, подлежащих проверке, разделив их по видам (приложение 2).

Выборочная (сквозная) проверка проводится, для определения соблюдения прав отдельных категорий работников, например:

Для эффективного сбора информации следует разработать бланки (приложение 3)

Информацию рекомендуется фиксировать в готовых формах (приложение 4)

После фиксации информации необходимо оформить отчет по итогам проведенного аудита (приложение 5)

Далее следует оформить план мероприятий по итогам проведенного аудита с указанием сроков выполнения и ответственных лиц (приложение 6)

3. Типичные ошибки в аудите кадровых документов.

Ошибка 1. Непроведение аудита кадровых документов.

Несмотря на то, что законодательством не предусмотрено обязательное проведение этой процедуры, работодателю важно постоянно иметь информацию о состоянии дел:

  • мониторить состояние кадрового делопроизводства;
  • понимать, какие допускаются нарушения и ошибки;
  • приводить кадровые документы в соответствие с требованиями трудового законодательства.

Ошибка 2. Непонимание цели для проведения аудита

Аудит кадровых документов проводится, но формально, «для галочки». В результате цели не достигаются, задачи не решаются.

Ошибка 3. Неправильная подготовка процедуры аудита

Поскольку процедура проведения аудита законодательно не регламентирована, работодатели проводят аудит кадровых документов без предварительной подготовки. Это приводит к тому, что информация собирается, но не обрабатывается должным образом.

Ошибка 4. Неверное оформление необходимых организационных документов

Четкого перечня организационных документов для проведения аудита кадровых документов не существует. И работодатель не оформляет либо неверно оформляет приказы, отчеты, акты, планы.

В результате чего информация, незафиксированная и неоформленная должным образом, утрачивается или искажается.

Ошибка 5. Отсутствие плана мероприятий по итогам проведенного аудита.

После проведения аудита кадровых документов не составляется план мероприятий по исправлению нарушений и ошибок. Как следствие, они не исправляются, а повторяются вновь и вновь.

Вывод:

Несмотря на то, что в российском законодательстве нет прямого требования проведения аудита кадровых документов, каждому работодателю следует регулярно его проводить, чтобы быть уверенным в том, что работа с кадровыми документами ведётся в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Источник