Основные функции управления финансами

Управление бизнес процессами

Бизнес процессы (БП) – это совокупность стандартов и процедур используемых предприятием для организации своей повседневной работы. Это последовательность действий, приводящая производственный процесс к запланированному результату.

Чтобы бизнес процессы соответствовали современным условиям и не отставали от быстрого роста технологий, необходимо внедрять систему управления БП в организации.

Управление бизнес процессами (BPM) – это управление стандартами работы внутри производственного или торгового цикла. Качественное управление своими бизнес процессами помогает предприятию выйти в лидеры продаж на своем рынке. Каким образом? Ниже, мы расскажем обо всем более подробно.

бизнес процессы

Описание бизнес процессов

Часто начиная небольшой бизнес, предприниматели пренебрегают такой «мелочью», как описание бизнес процессов. И только тогда, когда компания начинает расти, либо производство становится более масштабным, начинают возникать проблемы с координацией взаимодействия между подразделениями и процессами.

Руководители оказываются перед выбором, либо начинать уделять время описанию и управлению бизнес процессами, либо работать по старинке, терять в эффективности и уступить место более прогрессивным компаниям.

Описание бизнес процесса — это полноценный анализ всех рабочих процедур, их структурирование и выстраивание в единую последовательную цепочку.

Мероприятия по разработке и описанию бизнес процессов лучше проводить еще на этапе создания компании, однако есть случаи, когда они крайне необходимы:

  1. Компания набирает обороты. Период активного роста не только повод ликовать, но и повод засучить рукава и работать еще энергичнее. Этот период сопровождается активной текучкой кадров, привлечение внештатных сотрудников, увеличение нагрузки на производство, расширение линейки продуктов или услуг. Имея описанные БП, вам не придется каждому сотруднику объяснять, что к чему, а руководители отделов смогут более эффективно вести управление.
  2. Сложное производство. Если вы производите продукт, в производстве которого задействовано множества процессов и операций. Сложное производство обязательно должно сопровождаться четкими регламентами на каждом этапе его разработки. Это предоставляет описание и внедрение бизнес процессов.
  3. Продажа франшизы. При желании продавать франшизу своего бизнеса описанные бизнес процессы просто необходимы не только для развития сети, но и для организации работы своих франчайзи. Мало кто захочет купить ваш бизнес без детально расписанных бизнес-процессов.
  4. Необходимо снизить затраты. Если вы хотите снизить затраты на содержание производства, найти финансовые дыры через которые утекает бюджет, наладить работу с каждым отделом.
  5. Ориентация на развитие. Это необходимо, если вы стремитесь развиваться в будущем. Важно не упустить детали, которые могут стоить нескольких сотен и тысяч потерянной прибыли, расширяя свой бизнес, внедряя новые технологии, продукты или услуги, открывая дополнительные филиалы.

ЗАКАЗАТЬ РАЗРАБОТКУ И ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ВЫ МОЖЕТЕ ПОЗВОНИВ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (495) 394-33-17 ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ФОРМУ.
Заказать звонок

Разработка бизнес процессов

Разработка бизнес процессов – это создание последовательности стандартов и процедур позволяющих достигать организации запланированных результатов. На первый взгляд, разработка БП может показаться довольно сложной и трудной задачей, справиться с которой не под силу обычному предпринимателю.

разработка бизнес процессов

На самом деле, все выглядит гораздо проще, и если вы хотите заняться разработкой и описанием БП, стоит задаться вопросом построения правильной последовательности действий.

Для того, чтобы процесс разработки бизнес стандартов выглядел проще, мы предлагаем разделить этот процесс на несколько этапов:

  1. Действия. Первый подготовительный. Подумайте, что вам нужно для выполнения той или иной задачи. Перечислите, какие действия необходимо включить в бизнес процесс.
  2. Последовательность. Постройте алгоритм выполнения того или иного процесса пошагово. Опишите последовательность действий, которые должны идти один за другим.
  3. Результат. Четко сформулируйте результат, который вы ожидаете от данного процесса. Что хотите получить на выходе.

ЗАКАЗАТЬ РАЗРАБОТКУ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ И СТАНДАРТОВ ВЫ МОЖЕТЕ, ПОЗВОНИВ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (495) 394-33-17 ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ФОРМУ НА САЙТЕ.

Управление бизнес процессами

Управление бизнес процессами – это мероприятия, направленные на контроль, анализ и оптимизацию (совершенствование) стандартов работы в организации.

Важной частью управления бизнес процессом является его доработка и совершенствование. Для этого предприятия внедряют систему измерения результатов.

Вводятся показатели качества – стандарты выполнения бизнес процессов, которые отвечают за то, чтобы определенное действие совершалось в определенной последовательности и за определенный промежуток времени.

управление бизнес процессами

Управление бизнес процессами позволяет внедрить процессный подход в работу различных подразделений.

После того, как бизнес процессы были описаны, необходимо организовать систему контроля и управления. Управлением бизнес процессами в идеале должен заниматься отдельный специалист — Project Manager. Данный сотрудник имеет сферу ответственности, ограничивающуюся исключительно вашим производством, ведь управление БП подразумевает необходимость держать под контролем весь производственный цикл.

Управление БП не происходит, что называется по наитию. Для этого существует целый комплекс инструментов, который включает и графики, и схемы работы и заполнение отчетов. Управление бизнес процессами включает в себя: разработку новых стандартов работы и оптимизацию (совершенствование) существующих регламентов и процедур.

Оптимизация (совершенствование) бизнес процессов

Для того, чтобы успешно вести свою деятельность в современном мире, компания должна быть гибкой и своевременно адаптироваться под реалии, окружающей ее среды – законы, финансы, спрос, конкуренты, запасы.

Умело управлять и своевременно оптимизировать свои бизнес процессы, является ключевой компетенцией выживания в современных условиях.

оптимизация бизнес процессов

Оптимизация бизнес процессов – это улучшение существующего порядка организации работы или процесса управления. Оптимизация БП позволяет компании гибко реагировать на меняющуюся внутреннюю и внешнюю среду и оставаться на волне успеха.

Своевременная оптимизация бизнес процессов позволяет не просто следовать современным методам ведения бизнеса, а создавать их.

Управляя БП по системе разработанной изначально, постепенно приходит понимание, что подход теряет эффективность. Это может быть связано с развитием производства, изменения структуры организации, расширением ассортимента, что не позволяет с прежней эффективностью достигать тех же целей используя старые подходы. Это сигнал к тому, что их необходимо оптимизировать!

В каких случаях необходимо оптимизировать бизнес процессы:

  1. Увеличении производства.
  2. Желании улучшить качество продукта / обслуживания.
  3. Увеличении конкуренции.
  4. Для повышение эффективности отдельных процессов.
  5. Сокращение штата без потери качества производства.
  6. Снижение производственных мощностей.
  7. Улучшение существующей системы работы.

Это только небольшая часть условий, при которых организации необходимо совершенствовать свои стандарты.

Схема бизнес процесса

Схема бизнес процесса – это последовательность выполнения операций, отображаемая на бумажном или электронном носителе.

Создание схемы бизнес процесса особенно актуально, когда в него входят несколько сложных блоков и появляется зависимость от других подразделений или процессов.

схема бизнес процесса

При создании схемы БП, необходимо определить последовательность и частоту выполнения операций, а так же результаты, которых необходимо достичь. Для определения последовательности создания схемы, опишем несколько этапов, на которые можно опираться при ее создании.

  1. Определите границы бизнес процесса. Речь идет не о глобальных целях, а о начале и конце отдельно взятого бизнес процесса, например, «позвонил клиент» — начало и «заказ передан в отдел доставки» — желаемый эффект — конец.
  2. Последовательность операций. Необходимо описать последовательность выполнения операций внутри определенного процесса, когда он приносит желаемый результат.
  3. Возможные варианты. Теперь пора включить воображение, или статистику и сделать предположения как может повести себя клиент/продукт на пути к точке «Б» и вписать это в схему. Если БП взаимодействует с внешними источниками.
  4. Отобразите роли. Не важно, какую должность занимает человек, ведь для нас важно какую роль он играет именно в этом процессе.
  5. Стандарты. Разработайте стандарты для эффективного выполнения каждой операции.
  6. Документация. Не забудьте про документы. Если процесс не описан, значит, его нет.
  7. Программное обеспечение. Какие учетные программы вам понадобятся для реализации и автоматизации бизнес процессов. А также, уже существующие используемые программы.
  8. Показатели эффективности. Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.
  9. Совместимость. Свяжите эту схему с другими сопутствующими или смежными процессами.

Такую схему в деталях необходимо составлять для каждого процесса, который требует контроль за его выполнением.

Автоматизация бизнес процессов

Автоматизация бизнес процессов – это внедрение программного обеспечения, автоматизирующего процесс выполнения действий и задач.

На сегодняшний день на рынке представлено множество систем автоматизации, включающих в себя как обычные CRM-системы, так и многофункциональные ERP программы, успешно решающие задачи по автоматизации бизнес процессов.

Большинство даже самых простых CRM систем сегодня позволяет автоматизировать процесс и сделать его более понятным и эффективным. Что это значит на практике?

  1. Сбор информации. Происходит беспрерывный процесс сбора информации.
  2. Составление отчетов. Отчетность по многим процессом выводится нажатием одной кнопки.
  3. Передача информации между отделами в соответствии с уровнем их взаимосвязи.
  4. Снижение затрат человеческих ресурсов на проведение несложных, но объемных «бумажных» процессов.
  5. Быстрый обмен задачами, создание эффективного информационного поля между работниками, автоматизация работы с клиентами.
  6. Повышение эффективности. Как результат, растет эффективность организации.

автоматизация бизнес процессов

Из активно применяемых CRM систем хочется особо отметить CRM «Битрикс24». Это отличный инструмент для быстрой автоматизации самых распространенных бизнес процессов. Все, что нужно для начала пользования – регистрация и невысокая оплата соответствующая количеству вашего персонала использующего данный инструмент.

Здесь в пару кликов вы сможете создать актуальные задачи, разместить стандарты, собрать информацию о лидах и сделках, сделать е-мейл рассылку по базе клиентов, спланировать рабочий график с напоминанием о задачах и выполнить десятки других полезных мероприятий.

ВНЕДРЕНИЕ CRM БИТРИКС24 – ЯВЛЯЕТСЯ ОДНОЙ ИЗ КЛЮЧЕВЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ НАШЕЙ КОМПАНИИ! ДЛЯ ЗАКАЗА УСЛУГИ — ПОЗВОНИТЕ ПО ТЕЛЕФОНУ:+7 (495) 394-33-17 ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ФОРМУ НА САЙТЕ.

Внедрение бизнес процессов

Внедрение бизнес процессов – это мероприятия по переводу работы сотрудников компании с существующего алгоритма работы на более эффективный.

Важно не просто разработать систему бизнес процессов, но и правильно внедрить её в производственный процесс. Особенно это важно, если компания уже давно на рынке, а ее сотрудники привыкли выполнять свою работу по привычному алгоритму.

Внедрение БП выглядит как разработка отдельного процесса. Она включает в себя несколько этапов:

  1. Ознакомление. Познакомьте сотрудников с новой системой ведения процесса.
  2. Вовлечение. Расскажите о возможностях и преимуществах новой системы организации труда.
  3. Тестирование. Проведите тестирование новой системы на отдельно взятом участке / сотруднике.
  4. Обучение. Основываясь на положительных результатах пробного тестирования, проведите обучение сотрудников с разъяснением новых обязанностей и функционала.
  5. Внедрение. После обучения, проведите внедрение новой системы в бизнес процессы организации.
  6. Контроль. Организуйте контроль, чтобы убедиться, что все сотрудники используют новую схему работы в соответствии с разработанными стандартами.
Читайте также:  Почему при раке желудка так важна ранняя диагностика

Важно определить зону ответственности и дать понять работникам, что новый алгоритм – неотъемлемая часть их ежедневного труда, которая не только повысит доходы предприятия, и их зарплату как следствие, но и сделает труд более простым и осмысленным.

Пример внедрения бизнес процессов

Приведем примеры из нашей работы, как положительно влияют на результаты компании разработка и внедрение бизнес процессов (стандартов) работы ее сотрудников.

В отделе продаж одной компании было восемь менеджеров по продажам, которые занимались реализацией ее продукции. Часть времени они проводили в офисе, принимая входящие звонки, а часть времени работали в полях, работая по собственному графику.

Компания обратилась к нам с запросом о повышении эффективности работы отдела продаж. Руководство компании столкнулось с проблемой, что менеджеры говорили о полной своей загрузке, а их продажи были на среднем уровне и ниже по рынку. А так же, при увольнении, менеджер «уводил» с собой клиентов к конкуренту.

После детального анализа организации внутренней работы компании мы сделали следующее:

  1. Разделили менеджеров на две категории: офисные – два человека и полевые – 6 человек.
  2. Прописали бизнес процессы и стандарты работы с клиентами для каждой категории, а именно:
    • Для офисных менеджеров– процедуры работы с клиентами по телефону, скрипты и алгоритмы продаж, а так же бизнес процессы по внутреннему документообороту.
    • Для полевых менеджеров – закрепление за определенной территорией, план посещения клиентов, стандарты работы с клиентами
  3. Ввели должность Старшего менеджера – супервайзера, в обязанности которого входит контроль за работой полевых менеджеров и за соблюдение ими стандартов работы компании.

Итог работы: через 6 месяцев, после внедрения новых бизнес процессов, продажи компании выросли в два раза!

Примеров по внедрению и оптимизации бизнес процессов можно приводить большое множество, поскольку уже большинство организаций осознали важность стандартизации и автоматизации работы сотрудников своих компаний.

Бизнес процессы, стандарты и процедуры стали не просто «бумажками», а важным преимуществом в высоко конкурентной борьбе за эффективность работы компаний в современных условиях.

Разработка бизнес процессов

Разработка бизнес процессов – это создание и описание последовательности операций приводящих к необходимому результату за определенное время. Мы специализируемся на разработке процессов и помогаем молодым и опытным компаниям описать их и внедрить в своих организациях.

Также наши специалисты приходят на помощь при необходимости оптимизации существующих процессов для улучшения показателей производства, повышения продаж и улучшения работы с покупателями. К нам за помощью уже обратились десятки компаний различных видов деятельности, каждая из них получила эффективные инструменты, повышающие качество их внутренней работы.

МЫ СПЕЦИАЛИЗИРУЕМСЯ НА РАЗРАБОТКЕ И ОПИСАНИИ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ!
Заказать разработку бизнес процессами вы можете позвонив по телефону +7 (495) 394-33-17 или заполнить форму на сайте. Мы с удовольствием Вас проконсультируем и предоставим кейсы наших проектов.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИМЕР: РАЗРАБОТКА И ОПИСАНИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССА

Источник

Управление финансами бизнеса

Каждая хозяйственная деятельность построена на производственном процессе, в состав которого входят все сферы деятельности, начиная от изначального создания и заканчивая сбытом и потреблением экономических благ. Любая коммерческая деятельность предполагает получения дохода, вследствие взаимоотношения продавца и покупателя. Нужно помнить, что финансовое положение одного участника финансовой деятельности, повлияет на всех остальных участников экономики. Одним из примеров в истории экономики стала ситуация в 2008 году, когда начался кризис ипотечной системы Америки, вследствие чего, он привел к финансовым проблемам многих стран мира и кардинально сказался на общем экономическом состоянии, что привело к экономическому спаду.

Основные цели финансового управления это:

  • Стабильность и независимость в сфере финансов;
  • Подходящий уровень ликвидности;
  • Результат, который удовлетворяет интересы владельца

Функциональное финансовое управление невозможно без аналитической работы. Финансовый анализ хозяйственной деятельности проводится для составления общей картины положения, в котором находится предприятие, организация. Проводится анализ внешних и внутренних факторов, вычисляется уровень риска, поиск неиспользуемых резервов, рассматриваются слабые и сильные стороны объекта управления. С помощью таких данных проводится планирование и прогнозирование на определённый срок.

Сложно разобраться самому?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Планирование финансами бывает стратегическим и тактическим. Что касается стратегического планирования, здесь подразумевается постановка глобальных целей объекта деятельности, а тактическое планирование предусматривает генеральную цель и пошаговое действие.

Важным этапом финансового менеджмента – это контроль и обратная связь. Таким образом, можно контролировать выполнение управленческих решений.

Какая роль финансового управления в бизнесе

Основная суть финансового управления в бизнесе — это оптимальное использование механизма финансов для дальнейшего достижения поставленных целей. Финансовый механизм представляет собой ряд мероприятий, с помощью которых обеспечивается эффективная работа финансовой стороны и фонда для получения положительного результата.

На любом предприятии есть руководитель и владелец бизнеса, сформированы отдельные подразделения, которые занимаются финансовыми вопросами. Перед ними стоят такие задачи:

  • поиск новых источников финансирования;
  • завлечение прибыльных инвесторов;
  • работа с ценными бумагами;
  • налаженные связи с банковской сферой

Каждый уровень предприятия зависит от финансового управления, это не только правильное распределение денежных ресурсов, но и налаженная работа смежных структур.

Основные функции управления финансами.

Любая организация, предприятие, компания имеет свою индивидуальную структуру и финансовую систему, но функции управления финансами, практически характерны для всех экономических объектов:

  • взаимная работа всех подразделений и отделов;
  • эффективная управленческая структура;
  • финансовый анализ ресурсов и их влияние;
  • регулирование, планирование, прогнозирование, контроль;

Не нашли что искали?

Просто напиши и мы поможем

Все эти функции, требуют грамотной и разумной реализации в построении работы на предприятии. Что касается крупных объектов, здесь формируются отдельные финансовые управления, средний объект работает с финансовыми отделами, а на малых предприятиях финансовым управлением занимается непосредственно руководитель или владелец. Непосредственно основной частью финансового управления является бухгалтерия, с ее помощью можно сложить первое, наглядное представление о работе предприятия, с форм отчетности пассивов и активов, финансовых результатов, собственного капитала. Кроме того, бухгалтерия занимается работой с налоговыми инспекциями в части налогообложения.

Для крупного бизнеса формируется отдельное финансовое управление или подразделение, включая несколько отделов. Каждый из этой отрасли выполняют свою функцию: один отдел занимается аналитической работой, другой планированием, третий — прогнозированием на будущий период деятельности предприятия. Есть отдельный отдел, который работает с ценными бумагами, и следит за законным совершением сделок.

Весь процесс управления бизнесом построен на потоках денежных средств, его владельцев, поиск источников финансирования, рекомендации по налаживанию производства, минимальное количество затрат и убытка. К тому же управление финансами в бизнесе, не проходят без решения вопросов реконструкции, капитального вложения, строительства, анализа финансовых результатов и мониторинга рентабельности.

Источник

Финансовое управление: как выстроить бизнес-процессы в учете

Инга Аблизина

Попытки навести порядок в финансах для многих предпринимателей оборачиваются дополнительной головной болью. С появлением отчетности проблем становится только больше: задерживаются платежи, теряются записи в отчетах, и все это бесит. Хочется выстроить нормальную систему и забыть все это как страшный сон. Но непонятно, как это сделать.

Рассказываем, как один раз глобально выстроить бизнес-процессы работы с отчетностью и вместо нервотрепки получать от нее наслаждение. Вы узнаете, что должен сделать собственник бизнеса перед внедрением учета и как внедрять его базовые инструменты.

Шаг 1. Обозначить цель

Если вы созрели к внедрению учета, скорее всего, вы уже знаете, для чего он нужен. Но еще раз четко прописать для себя, что хотите получить на выходе, никогда не будет лишним. В сухом остатке к назначенной вами дате на вашем столе должны лежать три основных отчета — о движении денежных средств (ДДС), о прибылях и убытках (ОПиУ) и баланс. Комплект отчетов всегда будет один. А вот цель, для которой вы их собираете — разной.

Цели, как правило, заключаются в наборе информации для принятия управленческих решений:

  • сколько заработал
  • все ли направления прибыльны
  • на чем теряю деньги
  • сколько должен я, а сколько — мне
  • чем я владею
  • какие мои запасы
  • когда и сколько могу выплатить дивидендов

Шаг 2. Назначить ответственных

Чтобы набор отчетов к назначенной дате лежал у вас на столе, понадобится человек или структурное подразделение компании, которые будут за это отвечать.

Вам решать, достаточно ли привлечь одного финменеджера, нанять целый финотдел во главе с финдиректором или же отдать эту функцию на аутсорс. Это зависит от ситуации в бизнесе: его масштабов, возможностей, структуры, квалификации людей, которым вы это поручите.

Главное — кто-то должен отвечать за то, чтобы к сроку, который назначите вы сами, перед вами лежали все отчеты. И за то, чтобы сотрудник, который должен эти отчеты собрать, в срок получал цифры, которые ему для этого нужны.

Оптимально графически изобразить структуру сбора данных для отчетности. Это можно сделать в виде таблицы.

Данные Ответственный Контроль
Выручка Директор по продажам Финменеджер Иванова
Движение денег: доходы расходы Главный бухгалтер Финменеджер Петрова
Затраты на марктетинг и рекламу Директор по маркетингу Финменеджер Петрова
Отчеты ДДС, ОПиУ, Баланс Финансовый директор Генеральный директор

Еще лучше — представить процесс в виде схемы.

На схеме представлен идеальный вариант. В реальности бывает по-разному

Теперь давайте отдельно разберем, кто есть кто в этой схеме:

Финансовый директор — это топ-менеджер, который курирует весь процесс управления финансами бизнеса. Он обследует все бизнес-процессы компании. Выбирает систему, в которой будут выгружаться данные. Это могут быть электронные таблицы Гугла или Эксель, облачный сервис или автоматизированная система учета, например, 1С. Решает, какие отчеты нужны бизнесу, разрабатывает правила учетной политики и назначает ответственных за сбор данных. Финдиректор проверяет отчеты, которые составляют финменеджеры. Если все в порядке, анализирует их и обсуждает результаты анализа с собственником или гендиректором.

Финансовый менеджер — это специалист, который собирает данные для отчетов, составляет их и в срок передает руководству. Если в компании есть финдиректор, то ему. И устраняет его замечания, когда они появляются. Если финдира нет — гендиректору или напрямую собственнику.

Читайте также:  Теория насилия о происхождении государства

Специалисты — сотрудники, которые отвечают за передачу финменеджерам данных, нужных для отчетов. Это могут быть представители бухгалтерии, отдела маркетинга, службы продаж, производственных подразделений — всех структур, где аккумулируется информация о выручке компании, ее расходах, всем, чем она владеет, и так далее.

Шаг 3. Рассказать сотрудникам, зачем внедряете учет

Встреча с сотрудниками, на которой вы объясните, что внедрение учета в интересах всей компании, а не ваша блажь, обязательно должна состояться до того, как они будут должны предоставить первые цифры до будущих отчетов.

А поскольку на первом шаге вы расписали, зачем учет бизнесу, найти слова, которые помогут до них достучаться, не составит труда. Расскажите, что пока в финансах бардак, никто не знает, есть ли у компании прибыль, будет ли завтра, чем платить им зарплату, и так далее. Что пока нет учета, вы как собственник рискуете однажды остаться без бизнеса, а все они — без работы. А когда управленческий учет налажен, бизнес чувствует себя увереннее и способен вовремя разглядеть возможные проблемы и адекватно на них отреагировать. Немаловажно, чтобы таблицы, в которые сотрудники различных подразделений будут вносить данные, были понятны не только финменеджеру, но и им.

Распространенная проблема — сотрудники далеки от болей собственника. Они живут в своем мире, где финансы не на первом месте. Это нормально. Но необходимость предоставлять цифры они воспринимают как лишний «головняк». Поэтому приходится убеждать, а кого-то и заставлять. Шансы на успех зависят от административного ресурса собственника и способности добиться своего.

К нам едет учет!

Успешной коммуникации между финансистами и специалистами, у которых они берут данные, способствует стремление финансистов разобраться, как бизнес делает деньги, которые они считают. Когда я была финдиректором кирпичного завода, заходила в печь, спускалась в подвальное помещение ремонтного цеха вагонеток. А когда работала руководителем экономической службы крупнейшего автодилера России, изучала сервис, работу слесарей и автомехаников.

В «Нескучных финансах», работая в удаленном формате, продолжаю изучать технологию бизнеса клиентов в интернете. Это помогает разговаривать с процессными специалистами на одном языке. Специалисты всегда узкопрофильны, у них всех свой мир и зона их комфорта. Но с каждым можно найти общие идейные точки и получить результат совместной деятельности.

Шаг 4. Составьте план ведения отчетности

Вам будет легче контролировать, как внедряется учет, если вы составите четкий план с датами, к которым хотите получить каждый отчет. Вот, как может выглядеть план внедрения отчета о движении денежных средств (ДДС).

Ответственные Контроль Дата
Сбор/передача данных за минувший день Главный бухгалтер Финменеджер Иванова С 02.06.2021 к 09:30 каждый рабочий день
Внесение данных за минувший день в отчет Финменеджер Иванова Финдиректор С 02.06.2021 к 10:00 каждый рабочий день
Сдача финдиректору Финменеджер Финдиректор 02.06.2021
Сдача собственнику отчета с результатами анализа Финдиректор Собственник 04.06.2021
Обсуждение с собственником Финдиректор Собственник 05.06.2021, 14:00

Обязательно назначьте ответственных за каждый пункт плана, выберите варианты стимулирования. Где-то сработает даже символическая премия за исполнение его пунктов в срок. Где-то эффективнее урезать премию или даже зарплату за срыв сроков. Специфику вашего бизнеса и особенности сотрудников никто не знает лучше вас, поэтому выбор кнутов и пряников за вами.

Обязательно запланируйте для себя время на анализ отчетности. Как правило, все три отчета за прошедший месяц должны быть на столе у собственника до 5 числа нового месяца — за июнь до 5 июля и так далее. Это позволяет вовремя принять управленческие решения. Без анализа и решений собственника это будет отчетность ради того, чтобы была. А пользы от такой — ноль.

После разговора с сотрудниками можно приступать к сбору трех базовых отчетов — ДДС, ОПиУ и баланса. Всю подготовительную работу, которая должна предшествовать внедрению учета вы провели.

Бизнес-процесс ведения ДДС

Отчет о движении денежных средств надо формировать в ежедневном режиме, чтобы собственник или директор мог посмотреть вчерашний день и период с начала месяца и сделать какие-либо выводы, япринять решения. Если отчет ДДС формируется от случая к случаю, в любой удобный момент или свободную минутку, результата такой процесс не принесет. Система должна работать, как часы.

Отчет ДДС. Скачайте шаблон в Гугл-таблицах →

1. Разработайте статьи по всем видам деятельности. Для этого надо вспомнить, какие были операции за последние три месяца, постараться объединить их по смыслу и дать краткое, емкое название. Впоследствии это позволит тратить меньше времени на их прочтение.

В названиях статей отчета ДДС надо избегать указания имен, фамилий поставщиков типа «Вася металл» или «Олег фанера». Этими статьями вам предстоит пользоваться долгие годы. А Васи и Пети могут смениться на ГК «Севергрупп» и ООО «Сталь-Про».

Пример справочника статей в ДДС

2. Определить, кто, когда и в каком виде будет предоставлять данные по поступлениям и выбытию денежных средств. Если это банк — банковскую выписку, которую заносит, например, бухгалтер или финансовый менеджер в систему учета к 10 часам утра за предыдущий день. Если касса в торговой точке — кассир предоставляет отчет в утвержденной форме финансовому менеджеру ежедневно в конце смены за текущий день.

3. Запланировать время для анализа. Сначала раз в неделю. Например, за неделю текущую вечером пятницы или за прошлую утром понедельника. Затем можно переходить к анализу за месяц. Внесите в аналитический план несколько пунктов на предмет «Что будем анализировать». В него должны входить анализ потоков в разрезе деятельности, выявление статей, по которым расход увеличился относительно прошлого месяца, динамика поступлений, отдельно финансовую и инвестиционную части на предмет проблемных ситуаций: слишком большие дивиденды, рост закредитованности и подобные сюрпризы. Бояться этого не надо. Учет для того и нужен, чтобы вовремя выявлять такие проблемы и их решать.

Итогом всего этого становится первый собранный и проанализированный отчет ДДС и первые решения, принятые на его основе. Бывают случаи, когда уже на этапе его сбора собственник выявлял неэффективные расходы или воровство в компании. Но для окончательного решения об эффективности расходов и целых направлений бизнеса нужен ОПиУ.

Бизнес-процесс ведения ОПиУ

Когда собрали отчет ДДС, переходим к первому ОПиУ. Он позволяет узнать чистую прибыль компании: способен ли бизнес зарабатывать, работает на грани окупаемости или убыточен.

Фрагмент отчета о прибылях и убытках. Скачайте шаблон в Гугл-таблицах →

1. Определить центры поступления выручки – торговые точки или разные направления бизнеса.

2. Разработать статьи доходов и расходов. Наименования статей можно взять из отчета ДДС, кроме статей по авансам в операционке, финансовой и инвестиционной деятельности. Нужно добавить статьи «Амортизация основных средств (ОС)» и «Налоги».

3. Разделить статьи расходов: на прямые/косвенные, переменные/постоянные, постоянные — на производственные, административные и коммерческие.

4. Внедрить источники данных для заполнения ОПиУ. Это отчеты, которые мы будем заполнять весь месяц, чтобы потом взять итоговое значение и вставить в ОПиУ. Их несколько: учет сделок, зарплатная ведомость, учет основных средств, учет финансовой деятельности.

5. Занести все статьи доходов и расходов в ОПиУ и получаем его готовую структуру. Затем напротив каждой статьи определяем источник данных, откуда будем брать ту или иную цифру. Например, за амортизацией идем в учет основных средств, а за зарплатами в зарплатную ведомость.

Статьи доходов и расходов ОПиУ

6. Приступить к заполнению. ОПиУ формируется по итогам месяца, данные суммируются за период и вносятся в отчет.

7. Утвердить регламент сбора информации и заполнения отчета, запланировать в календаре дату каждого месяца для анализа ОПиУ.

Бизнес-процесс ведения баланса

Когда собраны отчеты ДДС и ОПиУ, остается внедрить управленческий баланс. Это самый важный и на практике наименее используемый отчет. Многих пугает один только вид бухгалтерского баланса. Но управленческий не такой страшный.

Баланс — это фотография бизнеса, его карточка, на начало определенного периода. Здесь мы видим, что компании принадлежит (активы) и за чей счет это приобретено (пассивы).

Баланс. Скачайте шаблон в Гугл-таблицах →

1. Определить статьи баланса. Это проще, чем статьи отчетов ДДС и ОПиУ: они унифицированы и соответствуют бухгалтерскому балансу. Но управленческий баланс, в отличие от бухгалтерского, сжимаем и адаптируем под особенности своего бизнеса.

2. Сформировать дополнительные операционные таблицы для баланса. Какие именно — зависит от вашего бизнеса. Смотрите, чтобы было понятно, откуда брать данные по всем строкам баланса.

Учет запасов/товаров на складе — в этой таблице отражается товарооборот по складу, поступления от поставщиков и выбытие со склада при реализации товаров/продукции, остатки в стоимостном выражении служат данными по статье «Активы. Запасы» или «Товары для перепродажи».

Пример таблицы учета запасов

Учет дебиторской и кредиторской задолженностей — это таблица, где отражается, сколько должны вам (дебиторка), а сколько — вы (кредиторка). Оплаты или авансы можно «подтянуть» формулами из ДДС (если вы работаете в Экселе или Гугл-таблицах). А вот реализацию покупателям или поступления товара/услуг от поставщиков нужно учитывать вручную.

3. Определить источники данных для заполнения баланса. Основные средства берем из учета ОС, деньги из ДДС, дебиторку из учета дебиторской задолженности и так далее.

После того, как вы соберете три базовых отчета, должна получиться система, которая работает в режиме компьютера: данные четко собираются в регистры и при необходимости или определенном сигнале собираются в отчет, который выводится на экран в понятном и знакомом формате. Принимать решения на основе цифр из такого отчета — одно удовольствие. И теперь вы знаете, как этого добиться.

Источник



Оптимизация процессов финансовой функции

В условиях обостряющейся конкуренции основные резервы повышения эффективности бизнес-систем находятся внутри их самих, поскольку цена ресурсов на входе и продукции на выходе колеблется, как правило, в незначительном диапазоне, что особенно заметно на рынке потребительских товаров (FMCG). Поэтому активная работа по описанию корпоративной сети бизнес-процессов, их регламентации, аудиту и проектированию, ведущаяся во многих крупных компаниях,— отнюдь не модное веяние, а объективная необходимость. Функциональная область «финансы» не может и не должна быть обойдена вниманием.

Читайте также:  На волне пандемии что происходило в экономике России в 2020 году

Оптимизация процессов финансовой функции

«Финансовые» бизнес-процессы в большинстве компаний являются вспомогательными или обслуживающими. Их задача — помочь функциям продаж, производства, логистики, снабжения, администрации генерировать максимум прибыли, рационально используя оборотные и основные средства компании, то есть облегчить процесс зарабатывания денег. Помощь заключается в оценке влияния на прибыль тех или иных управленческих решений, обеспечении оптимального объема финансирования операционной деятельности по приемлемой стоимости, контроле величины затрат и оборотных средств, мониторинге показателей достижения стратегических целей.

Для выполнения этих задач в финансовой функции должно быть отлажено несколько основных процессов:

  • долгосрочное планирование денежного потока и прибыли компании;
  • текущее финансовое планирование и управление оборотными средствами;
  • оперативное управление денежными потоками;
  • управленческий оперативный учет;
  • калькулирование себестоимости, управление затратами, контроллинг;
  • обеспечение финансирования операционной деятельности, инвестиционных проектов, работа с кредиторами и инвесторами;
  • анализ хозяйственной деятельности.

Это набор «крупных» процессов, которые включают большое количество подпроцессов и операций, закрепленных за отдельными подразделениями и сотрудниками финансовой службы. Они имеют множество точек взаимодействия, поэтому имеет смысл рассматривать их в рамках финансовой службы в целом, а отдельные подразделения выделять условно для закрепления ответственности за операции. На предприятиях, особенно принадлежащих к тяжелой промышленности, приходится сталкиваться с такой проблемой, как слабая коммуникация между финансовыми подразделениями: бухгалтерией, планово-экономическим и финансовым отделами. Проблема обусловлена сложившейся системой управления, когда функционируют три разных вертикали без единого управляющего центра. В результате управление денежными потоками и затратами не связаны между собой, а в процессах экономического, финансового планирования и анализа недостаточно используются фактические данные.

Для более полного представления о деятельности финансовой функции рассмотрим состав основных процессов. Начнем с процессов операционной деятельности, к которым относятся:

  • текущее финансовое планирование;
  • управление оборотными средствами;
  • оперативное управление денежными потоками;
  • оперативный управленческий учет;
  • управление затратами и контроллинг.

Все эти процессы в данной последовательности формируют единую цепочку, которая может быть подвергнута более глубокой декомпозиции.

Текущее финансовое планирование включает планирование продаж и поступлений денежных средств на месяц, величины дебиторской задолженности, потребности в ресурсах и их запасов, платежей. Его задача — организовать процесс в остальных функциях, проверить обоснованность бюджетов, оценить плановые показатели прибыльности и ликвидности, представить их владельцам бизнеса, указать направления повышения эффективности, определить потребность в денежных средствах, найти приемлемые источники финансирования.

Контроль выполнения плановых показателей необходимо осуществлять регулярно, иначе о термине «управление» говорить не приходится.

Управление финансовой деятельностью на оперативном уровне представлено следующими процессами:

  • оперативное планирование платежей;
  • учет всех хозяйственных операций с нужной периодичностью и аналитикой для анализа отклонений фактических показателей от бюджетных;
  • контроль уровня дебиторской задолженности и запасов ресурсов на предмет соответствия плановым показателям.

В этих процессах финансовая служба исполняет роль организатора, координатора, аналитика, требуя от остальных функций рационально использовать ресурсы.

Процесс долгосрочного планирования прибыли и денежного потока ведется несколько обособленно от операционной деятельности, поэтому связь должна быть организована посредством анализа соответствия показателей текущего финансового и долгосрочного планов, корректировки текущих планов, анализа выполнения показателей текущих и долгосрочных планов. Важно добиться согласованности анализа фактических, текущих и долгосрочных плановых показателей. Знаем из собственного опыта, что в большинстве компаний долгосрочные финансовые планы (на срок более 1 года) не составляются, а годовой финансовый план является формальным документом, который утверждается и «кладется на полку». При анализе текущей деятельности отклонения фактических показателей от плановых не анализируются. А ведь «длинный» финансовый план должен быть главным документом в системе финансового управления, поскольку определяет стратегические установки по прибыльности бизнеса, развитию его направлений, выполнению каждой функции. На практике же складывается ситуация, когда плановые показатели стратегического и оперативного уровня не коррелируют между собой. В результате, компания плывет по течению, сконцентрировавшись на текущих проблемах и задачах.

К задачам финансовой функции могут относиться другие процессы, цель которых — помочь владельцам и руководству компании увеличить доходность бизнеса. Сюда можно отнести организацию и внедрение системы сбалансированных показателей, процессы управления рисками, но без отлаженных базовых процессов учета и планирования реализовать эти задачи не представляется возможным.

Представленный перечень бизнес-процессов финансовой функции, которые в совокупности формируют систему финансового управления, редко оказывается полностью реализованным на практике. В большинстве предприятий система финансового управления внедрена частично. Процессы планирования, учета и анализа затрат, управления оборотными средствами требуют вовлечения всех подразделений компании, а это влечет за собой сложности организационного характера, проблемы личного восприятия системы финансового управления топ-менеджментом и руководителями подразделений компании. В результате указанные процессы чаще всего внедрены несистемно, фрагментарно, связь между планом денежных потоков и плановой прибылью отсутствует, трудно точно оценить, в каких направлениях бизнеса и сбытовых подразделениях формируется прибыль. Кроме того, нет возможности оперативно контролировать соблюдение нормативов оборотных средств.

Как правило, лучше обстоят дела с управлением платежами, поскольку любой процесс этой области завязан на поступлении денег на расчетный счет или в кассу, или на их выплату. Касса и расчетный счет централизованно контролируются финансовой службой, соответственно, организовать учет, анализ и контроль денежных потоков легче, чем управлять затратами и оборотными средствами в виде дебиторской задолженности, запасов продукции и ТМЦ, кредиторской задолженности. Однако даже процессы управления платежами не всегда правильно выстроены.

Если от структуры и целей процессов и подпроцессов перейти к функциональным обязанностям сотрудников компании, то владельцем бизнес-процессов финансовой функции является финансовый директор. И обоснование принципов построения системы финансового управления собственникам и руководству компании, организация внедрения этой системы — его дело. В отсутствие подобной системы финансовый директор занимается «тушением пожаров», и расходует львиную долю рабочего времени на выполнение рутинных действий.

В рамках процессов текущего финансового планирования он отвечает за сроки и качество процесса, определяет потребность в финансировании, ведет переговоры с кредиторами, обосновывает бюджет перед топ-менеджментом и владельцами, предлагает варианты оптимизации финансовых потоков. В процессе управления затратами — организовывает их учет и планирование с нужной аналитикой и периодичностью, анализирует себестоимость и прибыльность продуктов, показывает владельцам, где они зарабатывают деньги, а где — нет, указывает на процессы, в которых возможно сокращение затрат. Объем работ на первый взгляд может показаться огромным, но при правильном распределении операций в процессах между сотрудниками финансовой службы можно выделить достаточно времени для организации системы финансового управления, поиска направлений увеличения прибыли компании.

Учитывая текущее состояние финансового управления, в большинстве украинских холдингов оптимизация бизнес-процессов финансовой функции, как правило, имеет форму изменений — реинжиниринга. Алгоритм его проведения представляет собой последовательное выполнение 5-ти шагов:

  1. Формализация процессов «как есть».
  2. Определение критериев, которым должен соответствовать каждый процесс.
  3. Реинжиниринг бизнес-процессов, направленный на обеспечение соответствия выделенным критериям.
  4. Внедрение изменений, их оформление в виде регламентов и приказов.
  5. Корректировка и дополнение процессов в ходе операционной деятельности.

Немаловажное значение для успешного проведения реинжиниринга имеет знание принципов описания бизнес-процессов, иначе выделить проблемные зоны, пояснить процессы руководству, наглядно отразить изменения, поставить задачу «внедренцам» АСУ будет затруднительно. Существуют стандарты описания бизнес-процессов группы IDEF, UML, ГОСТ 19.701-90, ISO 5807-85, обеспечивающие все необходимые требования к структуре, унификации, наглядности.

Что касается критериев оптимизации «финансовых» бизнес-процессов, то основные из них традиционны:

Длительность процесса. Например, часто встречаются ситуации, когда текущее планирование платежей производится до 25-го числа текущего месяца на следующий, а планирование затрат и себестоимости — к первым числам планового месяца, разрыв в процессах приводит к невозможности определения связи между потребностью в ресурсах и объемами их закупок и платежей по ним.

Полнота, своевременность получения и достоверность информации. Определяется на основании требований руководства и собственников, но ситуация, когда, например, мы знаем объем заработанной прибыли, но точно не знаем, в каких направлениях бизнеса, за счет продаж каких продуктов, в каких регионах она была получена, должна быть устранена.

Трудоемкость процесса, которая напрямую влияет на его стоимость. Иногда приходится сталкиваться с ситуациями, когда финансовая служба увлекается «копанием в мелочах», анализируются детально мелкие статьи затрат до отдельных операций. Даже если удастся что-то сократить, эффект будет незначительным, а времени потрачено много.

Остальные критерии формируются индивидуально, исходя из особенностей протекания определенного процесса в конкретной компании.

Когда комплекс критериев оптимизации финансовых бизнес-процессов уже сформирован, определяются недостающие операции, анализируется состав полей документов, они дополняются для обеспечения полноты информации, проверяется отсутствие дублирования операций. В ряде случаев может производиться централизация или децентрализация операций, например, контроля или утверждения.

Все изменения процессов обязательно фиксируются в соответствии со стандартами описания. Всегда должна быть возможность посмотреть, как процесс был реализован раньше, какие изменения и когда были сделаны. На заключительном этапе изменения процессов вносятся в документы, регламентирующие деятельность подразделений и сотрудников (такие, как учетная политика, положение о бюджетировании, положение о финансовой службе, должностные инструкции сотрудников, участвующих в «финансовых» процессах). В ходе операционной деятельности по «новым» процессам отдельные операции могут корректироваться, обязательно исходя из приведенных критериев, и эти изменения также документируются.

Часто работы по реинжинирингу бизнес-процессов или подготовке их к автоматизации возлагаются на внешних консультантов с выделением группы собственных сотрудников. Это обусловлено загрузкой собственного персонала компании, знанием консультантами стандартов описания процессов, наличия у них технологии реализации подобных проектов, знаний процессов в предметной области, например, в финансовой функции. Компании, использующие современные методы управления, имеют собственные подразделения, занимающиеся реинжинирингом. Это могут быть структуры матричного типа. Однако при любой организационной модели реинжиниринга важно четко понимать, что изменения — не самоцель, и в «сухом остатке» компания должна получить функциональную, экономичную и эргономичную систему финансового управления, которая бы укрепила ее долгосрочную конкурентоспособность.

Источник