Помощник руководителя обязанности и требования

Помощник руководителя: обязанности и требования

Помощник руководителя – это специалист с широким спектром функций, от секретаря до заместителя. Рассмотрим основные обязанности, которые выполняет ассистент руководителя любого предприятия.

Вы узнаете:

  • Кто такой помощник руководителя и чем он отличается от секретаря.
  • Что входит в должностные обязанности помощника руководителя.
  • Что должен знать и уметь личный помощник гендиректора.

Обязанности помощника руководителя

Должность помощника руководителя появилась на отечественном трудовом рынке не так давно. Исходя из требований и условий можно сказать, что помощник руководителя – это секретарь, имеющий расширенные обязанности и полномочия.

Рассмотрим основные должностные обязанности помощника руководителя.

Кто такой помощник руководителя

Работа помощника не ограничена исключительно функциями персонального секретаря. Он также планирует график руководителя, организует различные мероприятия, проводит телефонные переговоры.

Именно помощник выполняет больше половины работы руководителя. Точный список обязанностей, уровень допуска и ответственность определяется индивидуально, в зависимости от опыта ассистента, его взаимоотношений с работодателем и т.д. Нередко встречаются ситуации, когда персональный ассистент руководителя – фактически заместитель начальника.

Зачастую круг обязанностей помощника руководителя, который можно всегда уточнить в должностной инструкции, намного меньше, чем в реальности.

Должностные обязанности помощника руководителя

Обязанности помощника генерального директора компании регламентируются профессиональным стандартом. Однако здесь есть несколько нюансов. В профстандарте можно уточнить список основных обязанностей для секретаря руководителя и секретаря-референта. Мы уже определились, что обязанности секретаря – это лишь часть обязанностей персонального помощника. К тому же, если компания не относится к числу государственных и муниципальных, соблюдение профессиональных стандартов не является на данный момент обязательным.

Несмотря на то, что в профессиональном стандарте отсутствуют такие профессии, как личный ассистент или личный помощник, со многими обязанностями можно познакомиться, изучив профстандарт для секретаря руководителя.

Обязанности личного помощника руководителя можно разделить на две большие группы:

  1. Организация основной деятельности руководителя компании.
  2. Документальное сопровождение деятельности руководителя предприятия.

В организационное обеспечение входят следующие обязанности:

  • Составление плана рабочего дня руководителя компании, включая все совещания, важные встречи, звонки.
  • Прием звонков руководителя компании.
  • Прием посетителей. Помощник руководителя обычно располагается в приемной, и проводит первичную беседу со всеми лицами, желающими пообщаться с руководителем. Если какие-то вопросы можно решить без встречи с вышестоящим начальством, они решаются именно на этом уровне.
  • Организация командировок. Если руководителю требуется куда-то уехать, именно помощник подготавливает всё необходимое для поездки, начиная от приобретения билетов и заканчивая юридическими тонкостями.
  • Подготовка и проведение различных деловых мероприятий. Например, встреч, совещаний, заседаний. В зависимости от принятой на предприятии стратегии, помощник может исполнять на этих мероприятиях обязанности руководителя.
  • Контроль исполнения заданий и поручений. Руководитель не будет обзванивать все рабочие группы. Он получает отчеты. Контролирует выполнение большинства поручений именно личный ассистент. За исключением отдельных особо важных дел, где руку на пульсе держит непосредственно руководитель предприятия.
  • Организация и поддержка оптимального рабочего микроклимата в кабинете руководителя и приемной.

Это административные функции помощника руководителя предприятия.

В рамках документальной поддержки, ассистент:

  • Составляет и оформляет организационную и управленческую документацию.
  • Организует и контролирует документооборот.
  • Обрабатывает дела для дальнейшего хранения и организует сам процесс хранения дел.

Помимо перечисленных выше обязанностей помощника руководителя, он выполняет и личные поручения шефа. Специалисты рекомендуют оговаривать точный круг обязанностей непосредственно при приеме на работу, в противном случае есть риск узнать, что должность подразумевает в разы больше работы, чем написано в должностной инструкции помощника руководителя.

Так, в обязанности и функции помощника руководителя предприятия может входить проведение аналитических и информационных работ по заданию руководства, сбор материалов и данных, которые могут потребоваться руководителю в работе над проектом, подготовка справочной, аналитической и иной документации, учет, регистрация и обработка корреспонденции.

Как генеральному директору выбрать личного помощника

Суть работы личного помощника состоит в том, чтобы, зная специфику и особенности деятельности своего руководителя, брать значительную часть его работы на себя.

Профессиональные качества помощника руководителя

Для выполнения своих должностных обязанностей, помощник руководителя должен обладать определенными профессиональными качествами. Уточнить, какие качества требуются секретарю, можно также в профессиональном стандарте, где прописано, что должен уметь специалист для выполнения определенной работы. С некоторыми корректировками, этот перечень можно применить и к ассистенту.

Чтобы соответствовать должностной инструкции личного помощника руководителя, специалист должен:

  1. Знать специфику производственной и коммерческой деятельности предприятия, в том числе:
  2. Уметь работать с руководителем компании и главами всех подразделений компании, при их наличии.
  3. Знать и использовать в своей работе функции самоменеджмента.
  4. Уметь планировать рабочее время, как свое, так и руководителя.
  5. Уметь ставить цели.
  6. Уметь отделять главные цели от второстепенных, правильно расставлять приоритеты.

Если в должностные обязанности помощника руководителя входит и работа с документами, список обязанностей и требований помощника руководителя дополняется также следующим:

  • Основы правового, административного и хозяйственного права.
  • Актуальные нормативно-правовые акты, методические документы и официальные стандарты, связанные с документационным обеспечением предприятия.
  • Структуру компании. В частности, знать руководящий состав предприятия и отдельных цехов и подразделений, иметь образцы подписей всех лиц, имеющих право подписи и визирования документов, иметь представление о зоне ответственности каждого отдельного лица из числа руководящего состава.
  • Правила документооборота и документационного обеспечения работы предприятия.
  • Порядок работы с документацией.
  • Требования, которые предъявляются к документам согласно действующему законодательству и государственным стандартам.
  • Правила формирования организационных документов – регламентов, инструкций и прочих.

Дополнительные обязанности помощника руководителя

Большинство руководителей ищет многопланового специалиста, способного выполнять расширенные обязанности. К числу дополнительных обязанностей, которые иногда выполняют помощники, относятся:

  • Перевод, например, в рамках переговоров. В теории, для этого есть переводчик. На практике, он не всегда может оказаться под рукой, а на сто процентов доверять сторонним специалистам трудно. Потому для ассистента руководителя будет полезным знание минимум одного иностранного языка. Конкретика зависит от того, с кем работает предприятие. Чаще всего, требуется знание английского языка.
  • Юридическое сопровождение сделок. Нередко личный помощник, сопровождая гендиректора, выполняет функции не только переводчика, но и юриста.
  • Сопровождение руководителя на различные протокольные мероприятия.
  • Бытовые услуги. К примеру, помощник нередко сопровождает руководителя в поездках и берет на себя все бытовые моменты, начиная от заказа такси и гостиниц и заканчивая питанием, оформлением и т.д.

Должностная инструкция ассистента руководителя

Права и обязанности, требования к квалификации, опыту и образованию прописываются в должностной инструкции помощника руководителя, образец которой можно скачать в интернете. Инструкция – это официальный нормативный документ, обязательный к исполнению. В этот документ входят не только права, обязанности и требования, но и ответственность специалиста, и различные моменты, связанные с решением трудовых конфликтов.

Важно учесть, что помощник руководителя предприятия и помощник руководителя проекта – это разные вещи. Первый – фактически «тень» главы компании. Второй – временный работник, нанятый на срок реализации конкретного проекта, и отвечающий за узкий круг обязанностей.

В должностной инструкции необходимо максимально точно прописать название должности. Сегодня должности «помощник руководителя» в профессиональных стандартах нет, однако она может появиться. Сейчас чаще всего указывается должность «секретарь руководителя», «секретарь-референт», «менеджер по такому-то направлению». Важно, чтобы наименование должности соответствовало актуальным нормативно-правовым актам.

Интересно, что на должность помощника руководителя нередко берется человек «с перспективой». Начальство присматривается к нему, обучает всему необходимому, и, возможно, продвигает по карьерной лестнице.

Источник



Профессия личный помощник руководителя: чем интересна и перспективна эта работа

Сегодня я хочу начать разговор об интернет-профессии личный помощник и рассказать вам подробнее о данной возможности работать удалённо. Из этой статьи вы узнаете, что это за профессия, стоит ли начинать её осваивать, а также определите подходит она вам или лучше заняться чем-нибудь другим.

Читайте также:  Создание и оформление протокола внутриклассных спортивно оздоровительных состязаний

Весь собранный мною материал о работе помощником руководителя не уместился в одну статью, поэтому я разделил его на 4 части:

  1. Кто такой помощник руководителя и чем он занимается? (Вы здесь).

По поводу зарплаты и количества часов работы личного помощника много споров в интернете и не совсем понятной информации, поэтому я вынес этот вопрос в отдельное рассмотрение, где мы будем логически рассуждать, за что и сколько готовы платить предприниматели.

Если до этого момента вы читали книгу «7 профессий для быстрого заработка в интернете» и смотрели по ссылке из неё видео, то вам уже должно быть более менее понятно в чём суть профессии личного помощника предпринимателя.

Друзья, также если возникнут вопросы после прочтения статьи, то можете задать их мне лично в социальных сетях или лучше написать в комментариях ниже, чтобы другие люди тоже могли получить ответ на эти вопросы.

Кто такой личный помощник предпринимателя?

Предлагаю вспомнить фильм «Стажёр» 2015 года с Робертом Де Ниро и Энн Хэтэуэй.

Я не совсем знаком со всей этой американской системой, но суть фильма в том, что молодой основательнице интернет-магазина по продаже модной одежды пришлось взять к себе в стажёры на должность личного помощника 70-летнего пенсионера.

На мой взгляд, этот фильм как раз таки очень хорошо раскрывает работу помощником предпринимателя.

Личный помощник — это друг, бизнес-партнёр, коллега, задача которого взять на себя часть работы и сэкономить время руководителя для более важных дел и личной жизни.

Небольшая разница фильма в том, что стажёр совсем не владел современной техникой, и его работа проходила в офисе.

С другой стороны, это отличный пример для новичков без опыта, вы можете так же устроиться личным помощником и в процессе сами всему научиться.

Знаю, у многих сейчас возникает сомнение, а кто возьмёт на работу новичка, который ничего не умеет? Да много кто! Я взял к себе личного помощника, которого обучаю с нуля.

Почему я нанял помощника без опыта?

  • Во-первых, у меня много простых задач, которые отнимают много времени, а справиться с ними может каждый.
  • Во-вторых, иногда проще научить человека, чем переучивать как мне надо.
  • В-третьих, пока человек учится, можно платить ему небольшую сумму.

В следующей статье я более детально расскажу, чем занимается мой личный помощник, сколько он зарабатывал сначала, и как выросла его зарплата.

Кому нужен удалённый личный помощник?

В интернете много направлений бизнеса, который в основном ведётся удалённо — это различные сервисы, интернет-магазины, контентные сайты, блоги, тренинговые центры, дизайнерские агентства и т. д. В каждом таком бизнесе есть люди, которые руководят либо делают всё сами.

Разберём несколько примеров к кому можно устроиться личным помощником.

  1. Инфобизнесмены — это предприниматели, которые обучают чему-то с помощью платных курсов, онлайн-тренингов, вебинаров и т. д.
  2. Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера возьму такой популярный сервис по продаже, аренде и покупке разных товаров и услуг как Avito. Конечно, это слишком глобальный пример, там вместо личных помощников есть руководящие должности, которые отвечают каждый за своё направление. Но если взять небольшие сервисы, которых в интернете уже миллионы, сколько там найдётся руководителей, нуждающихся в помощниках?
  3. Блоггеры, создатели контентных проектов — мой личный пример. Чтобы вести нормальный прибыльный проект, блог, видеоблог, знаете сколько много нужно знать и делать? Даже чтобы вести простенький видеоблог на ютубе, нужно уметь монтировать видео, заниматься оптимизацией, рекламой, продвижением в социальных сетях и т. д. На начальном этапе может личный помощник и не требуется, но когда проект разрастается, то без него уже не обойтись.
  4. Профессиональные фрилансеры и удалённые сотрудники. Когда база клиентов растёт и не успеваешь выполнять заказы, тоже рано или поздно нужен будет личный помощник. Тут уже может быть какой-то специализированный личный помощник, например, дизайнер, программист или специалист по рекламе.
  5. Оффлайн-предприниматели, чей бизнес находится в каком-то городе, а в интернете ведётся рекламная деятельность. Например, аккаунты в социальных сетях, рекламные кампании, сайты, блоги и т. д. Он тоже может нанять себе личного помощника, который будет это всё развивать.

Даже у личных помощников каких-то крупных интернет-предпринимателей может быть личный помощник.

Обязанности и функции

Я могу разделить обязанности помощника руководителя на 3 категории:

  1. Секретарь — работа с документацией, отчётами, почтой, общение с клиентами и т. д.
  2. Менеджер проектов — работа с удалёнными сотрудниками и фрилансерами.
  3. Специалист — знание и опыт в деле, которым занимается его наниматель.

Все они взаимосвязаны, и как я уже сказал ранее, нет каких-то определённых должностных обязанностей, которые можно выписать. У каждого предпринимателя ряд своих задач, которые он может повесить на помощника.

Ключевые навыки помощника руководителя

По сути, личный помощник должен обладать всеми стандартными навыками, что и любой удалённый сотрудник (фрилансер), это:

  • Работа с информацией и офисными программами.
  • Грамотный русский язык.
  • Тайм-менеджмент (управление своим временем и временем работодателя).
  • Работа в социальных сетях.
  • Администрирование сайтов на популярных платформах (WordPress и др).
  • Навыки копирайтинга и продаж.
  • Поиск и взаимодействие с фрилансерами.

Также удалённому личному помощнику могут понадобиться знания и понимание, хотя бы основ, дополнительных инструментов интернет-бизнеса:

  • Формирование и настройка рассылок.
  • Умение монтировать несложные видео.
  • Редактирование фотографий, картинок, создание баннеров.
  • Умение делать лендинги.
  • Работа в вебинарных комнатах.
  • Работа с трафиком и рекламными сервисами.
  • Аналитика сайтов.

Если вы не обладаете какими-то навыками, то ничего страшного, обучиться им не составит большого труда.

Нужно ли иметь образование?

Устраиваясь по вакансии личным помощником к предпринимателю или руководителю в своём городе в какую-то крупную организацию, вас бы наверняка спросили про образование и попросили предоставить документы.

В интернете дела обстоят немного по-другому.

Современному интернет-предпринимателю неважно, сколько курсов вы прошли, сколько лет учились в учебных заведениях, здесь важен опыт и результат вашей работы. Чем уникальней ваши реальные навыки, тем ценнее вы становитесь как сотрудник, и от этого будет зависеть ваш доход.

Какими качествами должен обладать?

Смотря на профессию личного ассистента руководителя со стороны работодателя, я могу перечислить несколько важных личных качеств, которыми должен обладать человек, претендующий на эту должность.

В фильме «Стажёр», о котором шла речь ранее, мне очень понравилось, как показано отношение человека к работе. Из отношения к своему делу всегда вытекают человеческие качества и их легко определить за несколько недель совместной работы.

  1. Заинтересованность тем, чем занимается предприниматель, к которому вы устраиваетесь личным помощником.
  2. Структурированность.
  3. Самодисциплина — на удалённой работе, когда свободный график, это одно из самых важных качеств.
  4. Целеустремлённость.
  5. Гибкость — умение перестраиваться.
  6. Коммуникабельность.
  7. Ответственность.

Кого больше предпочитают нанимать на эту работу?

Опять же, исходя из наблюдений своего окружения, у предпринимателей, имеющих свою команду и личных помощников, я в 90% случаях вижу на этих должностях девушек и женщин.

  1. Мамы в декрете.
  2. Работницы офиса.
  3. Фрилансеры.

Исключающим фактором тут является то, что мужская половина больше шарит в технических вопросах и их больше берут в помощники, как специалистов в какой-то технической области.

Читайте также:  Результат работы по МСФО Аэрофлота за 2019 год

Я вообще всем, кто только начинает работать удалённо и изучать какую-то интернет-профессию, рекомендовал бы устроиться личным помощником к предпринимателю или профессиональному фрилансеру, работающему в этой профессии. Работа с человеком, который уже во всём разбирается, даст вам максимально быстрый результат в освоении необходимых знаний и навыков.

Плюсы и минусы профессии

Подводя итоги данной части о профессии личный помощник руководителя, хотел бы рассмотреть какие преимущества и недостатки она имеет. Начну с преимуществ:

1. Постоянное развитие. Работать напрямую с предпринимателем и перенимать его знания и опыт — это, на мой взгляд, самый жирный плюс данной профессии.

2. Свобода передвижений. Работая удалённо, у вас появится больше времени, не нужно будет тратить время на дорогу в офис и т. д. Сможете работать, путешествуя, в разных местах мира.

3. Комфортный и гибкий график работы. Вы сами планируете рабочий день в соответствии со своими желаниями и потребностями.

4. Хорошая зарплата или дополнительный доход. Зависит от занятости и сложности задач.

Из недостатков могу выделить то, что работа личным помощником удалённо, особенно при полной занятости и многозадачности, требует быть постоянно на связи с работодателем, иногда подстраиваться под его рабочий режим.

Заключение

В заключении скажу, что востребованность и перспективы профессии довольно высокие, нанимая помощника, предприниматель покупает, в первую очередь, своё личное время — наш единственный ограниченный ресурс. И он понимает, что без делегирования части каких-то задач, его результат будет расти в разы медленней. Поэтому на рынке удалённой работы эта профессия становится всё популярней.

На этом у меня сегодня всё.

Увидимся в следующих статьях об этой интересной профессии!

P. S. Если вы думаете работать личным помощником руководителя, то напишите в комментариях свой отзыв об этой статье, с чем вы согласны, а с чем — нет.

Источник

Помощник руководителя

Помощник руководителя

В условиях жесточайшей конкуренции, царящей сегодня на рынке, благополучие любой компании зависит от принятия руководителем своевременных и правильных решений. Поэтому так важно, чтобы рядом с ним находился опытный личный помощник, с одной стороны, готовый взять на себя ведение отдельных проектов, а с другой — умеющий приспособиться к особенностям характера своего шефа.

Общее описание

По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административные обязанности, в том числе и представителей элиты административного персонала — личных помощников руководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные и информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя — это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы.

«Чтобы занимать должность персонального ассистента, — делится опытом Елена Владимировна Комендант, помощник руководителя ООО „Южная строительная коммуникационная компания“, — мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими качествами — иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутреннюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны — способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Есть еще одна трудность — мера ответственности: сделать больше — значит, принять решение вместо руководителя, а меньше — переложить часть своей работы на плечи шефа. Как вы понимаете, найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами».

Образование

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование — специальность 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, сегодня достаточно много.

В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специалистов по документационному обеспечению управления. Традиционно высоко ценятся работодателями выпускники ГУУ и Историко-архивного института РГГУ.

Также больших успехов в этой профессии добиваются специалисты, получившие высшее лингвистическое образование, — филологи, переводчики.

Если говорить о курсах, занимающихся подготовкой секретарей и помощников руководителя с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования, то в числе лучших необходимо назвать следующие:

  • отраслевой центр повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ОПЦК ВНИИДАД), который осуществляет профессиональную переподготовку по архивоведению и документационному обеспечению управления, делопроизводству (по результатам обучения выдается диплом государственного образца);
  • курсы повышения квалификации помощников руководителей, секретарей-референтов Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАГС);
  • курсы Международного Центра Обучения при Колледже МИД РФ, преобразованном в 1993 году из престижнейших в СССР Курсов стенографии и машинописи при МИДе;
  • Учебный центр документационного обеспечения управления при «Гильдии Управляющих Документацией» (по окончании курсов слушателям выдается удостоверение государственного образца).

Интенсивные программы введения в профессию предоставляют Школа помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов и образовательное учреждение «Высшая школа секретарей».

Но, несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых насущных. Так, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового обеспечения государственной, муниципальной службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конференции была сформулирована так: «Привлечь внимание общественности к необходимости взаимодействия общества, государства и бизнеса в направлении решения проблем подготовки квалифицированных кадров».

Смежные карьеры

Говоря о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необходимо назвать профессию секретаря — из нее в соответствии с требованием времени и выросла специализация «персональный ассистент» или «личный помощник руководителя». Также к числу смежных можно отнести все административные специальности: от координаторов, операторов call-центров, консультантов, ресепшионистов, делопроизводителей до офис-менеджеров и секретарей-референтов.

Функциональные обязанности

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

  1. Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):
    • прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
    • прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
    • ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
    • формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
    • оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;
    • контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
    • ведение контрольно-регистрационной картотеки.
  2. Работа организационная (бездокументное обслуживание):
    • прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);
    • создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
    • обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
    • организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;
    • подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
    • организация презентаций и представительская деятельность;
    • организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
    • исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).
Читайте также:  Как настроить весы электронные напольные

Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.

Навыки

По существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя — это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:

  • проактивность — умение работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;
  • универсальность — способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;
  • эффективные коммуникации и информационная логистика — умение управлять информационными потоками;
  • умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
  • навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений — оптимальное, резервное и «кризисное» — на случай развития событий по нежелательному сценарию;
  • свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);
  • ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;
  • супервайзинг — навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).

Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.

Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме.

Плюсы и минусы

Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

Среди минусов можно выделить:

  • тяжелый график работы — режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
  • некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
  • возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.

Оплата труда

В среднем зарплата помощника руководителя в Москве составляет 40–60 тысяч рублей, а в регионах значительно ниже — 15–30 тысяч рублей. Но, если кандидат владеет несколькими иностранными языками или имеет второе высшее образование, например юридическое (ведь по долгу службы ему приходится заниматься разработкой официальных/фирменных бланков служебных документов, составлением и оформлением документов, приданием документам юридической силы), то он может претендовать и на более высокую финансовую компенсацию. Фактически же верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.

Перспективы

Не секрет, что многие сотрудники рассматривают должность персонального ассистента как хороший старт, трамплин для достойной карьеры. В будущем толковый помощник руководителя, хорошо знающий структуру компании, направления ее деятельности, специализацию сотрудников и внешние связи предприятия, может стать топ-менеджером — исполнительным/административным директором, заместителем директора или руководителем отдела/департамента. Нередко опытные помощники руководителя уходят в бизнес, так как приобретенные знания и опыт позволяют им успешно руководить собственным делом.

Тем не менее, подчас достижение должности помощника руководителя и есть свидетельство успешного карьерного роста: от секретаря небольшой фирмы или ресепшиониста до персонального ассистента руководителя мегакорпорации или холдинга. В настоящий период развития экономики эта профессия является достаточно престижной, высокооплачиваемой и весьма интересной и перспективной, особенно с точки зрения возможностей неограниченного совершенствования индивидуальных качеств и талантов.

Источник

Профессия персональный ассистент (личный опыт)

Мой опыт включает в себя достаточно продолжительный период работы персональным ассистентом. Хочу рассказать вам об этой профессии, руководителях, с которыми приходилось сталкиваться. И, конечно же, будет круто, если кто-то поделится своим опытом.

Дисклеймер: Хочу сразу оговориться, что рассказываю о своем личном опыте, не претендую на истину в последней инстанции. Так как работа PA (personal assistant) целиком и полностью зависит от стиля и характера руководителя, этот опыт будет полностью индивидуальным и спорить здесь, на мой взгляд, странно.

После окончания института, обстоятельства сложились таким образом, что я начала работать ассистентом отдела в одной, большой и известной сетевой ресторанной компании. И, хоть я и называлась «ассистентом отдела», по факту я подчинялась и выполняла поручения Директора отдела закупок.

В мои обязанности входило: планирование дня руководителя, организация встреч, согласование договоров, документов, оформление командировок (поиск и бронирование билетов и отелей, отчетность), административные закупки (канцелярия, кофе-чай), организация официальных и неофициальных мероприятий отдела. Также, со временем, мой руководитель стал поручать мне более серьезные вещи: подготовку презентаций на заданную тему, работа с маркетинговыми поступлениями от поставщиков.

Так, мне приходилось ежедневно оббегать множество отделов, чтобы согласовать документацию, сдать отчеты, встретить поставщиков с образцами продукции и т.д. Люди в компании были самые разные — кто-то доброжелательно помогал поскорее решить твой вопрос, кто-то не очень. Тяжело бывало с бухгалтерией, так как бухгалтер, отвечающий за отчеты по командировками (которых в моем отделе было много), была очень щепитильной тетушкой, и, иногда мне приходилось приносить один и тот же отчет по пятьдесят раз, потому что каждый раз, она находила что-то, что не соответствовало правилам. Хотя, казалось бы, я проверила все «от и до» несколько раз! Я понимаю, что в бухгалтерии все должно быть «чин-чинарем», что это нормы законодательства и т.д., но так как я выступала посредником между ней и сотрудниками, для которых, собственно, эти отчеты делались, вина в том, что не хватает каких-то бумажек, была не всегда моя.

В моем отделе, в основном, были приятные люди, но, иногда случались и конфликты. Это, конечно, зачастую зависит от темперамента и настроения каждого определенного сотрудника, но качество, которое безусловно необходимо персональному ассистенту — это гибкость и «умение сглаживать острые углы».

Источник